Activiteiten en verantwoording van een subsidieregeling in één portaal
Een cultuurorganisatie laat partners en scholen hun activiteiten en verantwoordingen zelf vastleggen, in plaats van via mail en spreadsheets.
- Sector
- Cultuur en fondsen
- Oplossing
- Portaal voor partners en scholen
- Gebouwd op
- .NET, Azure
- Samenwerking
- Bouw, doorontwikkeling en beheer
Een jaarlijkse cyclus die via de mailbox liep
De klant voert een subsidieregeling uit. Regionale partners organiseren daarvoor activiteiten op scholen en leggen elk jaar verantwoording af over wat er is gedaan en wat het heeft gekost.
Die cyclus liep via mail, formulieren en spreadsheets. Activiteiten werden op meerdere plekken geregistreerd, de stand van een verantwoording was alleen bij de behandelaar bekend en het samenstellen van de jaaroverzichten kostte weken. Bij vragen van partners moest iemand op kantoor het opzoeken.
De vraag was een portaal waarin partners en scholen hun eigen gegevens invoeren en bijhouden. De organisatie beoordeelt en houdt overzicht, zonder gegevens over te typen.
Eén plek waar activiteiten, partners en verantwoording bij elkaar staan.
Een portaal voor partners, scholen en de organisatie zelf
Elke partner en school werkt in een eigen omgeving. De organisatie beheert de regeling, beoordeelt wat binnenkomt en haalt er de rapportage uit.
Activiteiten per partner en school
Partners registreren hun activiteiten, met periode, doelgroep en de scholen die meedoen. Wat één keer is ingevoerd, hoeft nergens anders meer.
Verantwoording met zichtbare status
Bij elke activiteit hoort een verantwoording met een financieel overzicht en toelichting. De status is voor iedereen te zien en wijzigt met één klik, met een bericht naar de betrokkenen.
Overzicht en rapportage
Budget, kosten en resultaat per school en per partner, met onderscheid tussen verwachte en definitieve kosten. Direct te exporteren voor de eigen rapportage.
Herinneringen op het juiste moment
Het portaal herinnert partners aan wat er nog open staat. De organisatie hoeft er niet meer achteraan te bellen.
Iedereen ziet zijn eigen deel
De organisatie, partners en scholen hebben elk hun eigen rol en zien alleen wat bij hen hoort.
De cyclus draait in het portaal
Partners doen het zelf
Activiteiten en verantwoordingen worden door de partners ingevoerd. De organisatie beoordeelt en houdt overzicht, in plaats van gegevens over te typen.
Status altijd zichtbaar
Iedereen ziet in welke fase een verantwoording zit. Vragen daarover komen niet meer via de telefoon binnen.
Rapportage uit één bron
De jaaroverzichten komen uit het portaal, in plaats van uit samengevoegde spreadsheets.
Doorontwikkelen op wensen uit de praktijk
Na een aantal jaren gebruik leverde de klant een lijst met verbeterwensen aan, van de manier waarop activiteiten worden vastgelegd tot een sneller statusproces. Die zijn in fasen doorgevoerd. Monitoring, beheer en support lopen via een vast maandcontract, zodat het portaal blijft meegroeien met de regeling.
Ook een proces dat uit de spreadsheets groeit?
Vertel waar het schuurt, dan vertellen wij hoe we het zouden aanpakken.
Plan een kennismakingBenieuwd wat dit voor jouw bedrijf betekent?
Een eerste gesprek. Jij vertelt waar het schuurt, wij vertellen hoe we het zouden aanpakken.