Een offerte gaat meestal over de bouw: een portaal, een koppeling, een release. Wat er daarna gebeurt, de jaren dat die software moet blijven werken, hoort bij HOB al in dat eerste gesprek.
Beheer als eigen contract, vanaf het eerste voorstel
Bij HOB staat beheer en support als eigen, maandelijks contract naast de offerte voor de bouw, met een duidelijke SLA. Dat contract regelt updates van packages, het framework en beveiliging. Het ligt er al voordat de bouw begint.
Wat er in het contract staat
- Updates van packages, framework en beveiliging, op een vast ritme.
- Monitoring en een vaste reactietijd bij een storing, vastgelegd in de SLA.
- Opvolging bij een wijziging die buiten HOB om gebeurt, zoals een leverancier die zijn API aanpast.
Als de leverancier van een koppeling zijn API aanpast
Een portaal staat zelden alleen. Het praat met een boekhoudpakket, een betaalprovider of een ander systeem via een koppeling. Past die leverancier zijn API aan, dan is dat geen incident voor de klant maar een reguliere taak binnen het beheercontract: wij zien de wijziging, testen de koppeling en passen aan waar nodig.
De echte kosten van maatwerk
Wat kost een portaal in het derde jaar? Die vraag stelt bijna niemand bij de start, terwijl het grootste deel van de kosten van maatwerksoftware over de hele levensduur in beheer zit, niet in de bouw. Wie dat bij de start meerekent, voorkomt een verrassing later.
Doorontwikkeling als uitbreiding, niet als verplichting
Beheer houdt de software in de lucht en veilig. Nieuwe functionaliteit is een aparte vraag. Wil een klant doorbouwen, dan komt dat als uitbreiding op het bestaande beheercontract, met een eigen afspraak over scope en kosten.
Drie vragen aan elke softwarepartij
- Wie doet de updates van packages, framework en beveiliging en hoe vaak?
- Wat kost beheer per maand en staat dat los van de bouw?
- Wat gebeurt er als een leverancier van een koppeling zijn API wijzigt?
Blijft het antwoord vaag, dan zegt dat iets over hoe die partij naar het onderhoud van je software kijkt. Bij HOB staat het antwoord al in het eerste voorstel.
