Privacyverklaring Weasy WorkApp

Wie verantwoordelijk is

Je krijgt toegang tot de WorkApp via je werkgever of de organisatie waarvoor je werkt. Die organisatie maakt je account aan, bepaalt welke onderdelen van de app je ziet en welke gegevens erin komen. Zij is daarmee verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. House of Business bouwt, host en beheert de app in opdracht van die organisatie en is verwerker: we verwerken de gegevens volgens de afspraken met je organisatie. Vragen over hoe je organisatie je gegevens gebruikt stel je aan je organisatie. Vragen over de app zelf kun je ook aan ons stellen via info@houseofbusiness.nl.

Welke gegevens de app verwerkt

De app verwerkt alleen gegevens die nodig zijn voor de onderdelen die je organisatie gebruikt:

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres en wachtwoord. Je wachtwoord wordt opgeslagen als een code waaruit het wachtwoord niet terug te halen is. Niemand kan het lezen, ook wij en je organisatie niet.
• Profielgegevens: mobiel telefoonnummer, geboortedatum, functie, afdeling, profielfoto en de groepen waar je bij hoort, voor zover je organisatie die invult. Collega's zien in het contactoverzicht van de app je naam, profielfoto, e-mailadres, telefoonnummer, functie, afdeling en geboortedatum.
• Wat je in de app invult: antwoorden op taken en formulieren, zoals werkbonnen, checklists en veiligheidsformulieren. Daarbij horen ook de foto's die je toevoegt. Wat je invult zien de beheerders van je organisatie.
• Gebruiksgegevens: op welk tijdstip je de app opent en sluit en wanneer je een taak of formulier start en afrondt. Je organisatie ziet daarmee of taken en formulieren zijn gedaan. Wij gebruiken het aantal actieve gebruikers ook voor de facturatie aan je organisatie.
• Toestelgegevens: het type en de naam van je toestel (daar staat vaak je voornaam in) en een pushtoken, een code waarmee de app berichten op jouw toestel kan bezorgen.

Camera en foto's

De app vraagt toegang tot je camera of fotobibliotheek als je een foto wilt toevoegen aan een taak, een formulier of je profiel. Alleen de foto's die je zelf kiest of maakt gaan naar de app. Je kunt die toegang weigeren of later intrekken in de instellingen van je telefoon. De app gebruikt je locatie en je microfoon niet.

Waarvoor de gegevens worden gebruikt

Om de app te laten werken: je laten inloggen, je het nieuws, de agenda, taken en formulieren van je organisatie tonen en pushberichten sturen. Om de app te beheren en te beveiligen: storingen opsporen en oplossen en misbruik voorkomen. En om je organisatie te factureren op het aantal actieve gebruikers. In de app zitten geen advertenties en geen analyse- of crashdiensten van andere bedrijven. We verkopen je gegevens niet en volgen je niet in andere apps of op websites.

Waar de gegevens staan

De gegevens van de app, de foto's en de technische logbestanden staan in Microsoft Azure, in de eigen omgeving van House of Business, in datacenters in de Europese Unie. Voor pushberichten en updates van de app gebruiken we Expo, een dienst van 650 Industries in de Verenigde Staten. Een pushbericht gaat via Expo naar de pushdienst van Apple (iPhone) of Google (Android). Expo, Apple en Google ontvangen daarbij je pushtoken en de titel en tekst van het bericht, zoals je organisatie die heeft geschreven. Bij een update van de app ontvangt Expo technische gegevens van je toestel, zoals het IP-adres en de appversie. Andere partijen krijgen geen gegevens, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

Hoe lang gegevens bewaard worden

Je gegevens blijven bewaard zolang je organisatie de WorkApp gebruikt en je account bestaat. Zet je organisatie je account uit, dan kun je niet meer inloggen. Je gegevens worden verwijderd zodra je organisatie of jij daarom vraagt. Ingevulde formulieren en werkbonnen kunnen deel uitmaken van de administratie van je organisatie. Hoe lang die bewaard worden bepaalt je organisatie.

Je account verwijderen en je rechten

Je account wordt aangemaakt en beheerd door je organisatie. Wil je je account en je gegevens laten verwijderen, of je gegevens inzien, laten corrigeren of de verwerking laten beperken, stuur je verzoek dan aan je organisatie. Je kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking. Stuur je een verzoek naar ons via info@houseofbusiness.nl, dan geven we het zonder vertraging door aan je organisatie en helpen we bij de afhandeling. Je krijgt binnen een maand antwoord. Een deel van je profiel pas je zelf aan in de app. Ben je niet tevreden over hoe met je gegevens wordt omgegaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Het verkeer tussen de app en onze servers is versleuteld en de gegevens worden versleuteld opgeslagen. Toegang tot de gegevens is beperkt tot de beheerders van je organisatie en de medewerkers van House of Business die ze nodig hebben voor beheer en ondersteuning. Hoe we breder met beveiliging omgaan, staat op de pagina Zo werken wij veilig op houseofbusiness.nl.

Wijzigingen

Deze verklaring kan veranderen als de app of onze dienstverlening verandert. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan.